Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) jest dostępny dla polskich przedsiębiorców już od początku tego roku. Na razie korzystanie z niego jest dobrowolne, jednak już niedługo (najpewniej od 1 stycznia 2024 roku) stanie się obowiązkowe. Na czym polega system KSeF? Czy warto czekać z jego wdrożeniem?

Z artykułu dowiesz się:

  • Co to jest Krajowy System e-Faktur?
  • Czy KSeF jest obowiązkowy?
  • Jakie są zalety faktur ustrukturyzowanych?
  • Co daje integracja Comarch EDI z KSeF?

Rusza Krajowy System e-Faktur – ale co to jest…?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy oficjalny system teleinformatyczny, który daje możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Dzięki tej platformie przedsiębiorca może też przechowywać faktury elektroniczne w celu ich archiwizacji. Ponadto umożliwia ona otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, a zatem działanie systemu KSeF jest wyjątkowo kompleksowe.

System ten to nowość na polskim rynku, ale w skali świata – już nie. Podobne rozwiązania (w tzw. modelu clearance, który zastępuje model post-audit) funkcjonują m.in. we Włoszech. Polegają one na wdrożeniu faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymogami technicznymi rządu danego kraju. Takie e-faktury są na bieżąco sprawdzane przez odpowiednie organy podatkowe pod kątem poprawności ich wystawienia.

KSeF – od kiedy obowiązkowy?

O wdrożeniu w Polsce KSeF ministerstwo zdecydowało w 2021 roku. To wtedy przyjęto ustawę o zmianie ustawy dot. podatku od towarów i usług. Decyzja ta spowodowana była obecnym trendem polegającym na odchodzeniu od faktur papierowych i zastępowaniu ich elektronicznymi oraz nadawaniu im formy faktury ustrukturyzowanej, jednolitej dla wszystkich podmiotów na rynku i ustalonej przez organ podatkowy danego kraju.

Krajowy System e-Faktur został udostępniony polskim przedsiębiorcom w styczniu 2022 roku. Na razie funkcjonuje jako rozwiązanie fakultatywne. Zanosi się jednak na to, że już niebawem stanie się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów na rynku. Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów ma się to stać 1 stycznia 2024 roku. Czy jednak warto czekać do momentu, gdy wdrożenie systemu KSeF stanie się obligatoryjne?

KSeF – zalety faktur ustrukturyzowanych

Ustrukturyzowane faktury elektroniczne to nie jest jednak „przykry obowiązek”. Tak naprawdę to teleinformatyczna rewolucja, która jest przyszłością rynku finansowego i pozwala znacznie usprawnić cały proces wystawiania i odbierania faktur. Podatnik korzystający z tego systemu jest m.in. zwolniony z obowiązku udostępniania faktur w strukturze JPK na żądanie instytucji podatkowej. Ponadto KSeF znacznie ułatwia rozliczanie korygujących faktur ustrukturyzowanych. Zwalnia też przedsiębiorcę z obowiązku przechowywania dokumentacji, która potwierdza konieczność sporządzenia danej korekty. Znacznie usprawnia to więc proces wystawiania faktur.

Jakie jeszcze korzyści daje przystąpienie do tego systemu? Przedsiębiorcy, którzy będą mieli wszystkie faktury ustrukturyzowane, będą mogli się spodziewać zwrotu podatku VAT wcześniej – nawet do 40 dni (po spełnieniu pewnych wymagań). Bardzo sprawnie prezentuje się także samo przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W ramach Krajowego Systemu e-Faktur można je archiwizować przez aż 10 lat (licząc od końca roku wystawienia).

Comarch EDI – pełna integracja z KSeF dla Twojej wygody

Aby uprościć przedsiębiorcom wdrożenie faktur ustrukturyzowanych w firmie, Comarch zdecydował o integracji platformy Comarch EDI z KSeF. Pozwala to już teraz skorzystać z zalet krajowego systemu faktur ustrukturyzowanych, a jednocześnie do minimum zmniejszyć obowiązki z tym związane.

Comarch EDI sam zajmuje się nadaniem odpowiedniego formatu faktury ustrukturyzowanej, wymaganego przez specyfikację KSeF. Oprócz tego może też zadbać o to, by dokumenty odpowiadały walidacji biznesowej Twoich partnerów. Ponadto system umożliwia archiwizowanie wystawionych faktur ustrukturyzowanych w formacie KSeF XML. W aplikacji możesz podejrzeć historię ich statusów oraz UPO, a także sprawdzić numer identyfikujący danej faktury (nadawany przez system KSeF). Elektroniczne faktury ustrukturyzowane tworzą się więc niemal „same” – przy Twoim minimalnym udziale.

Na tytułowe pytanie należy więc odpowiedzieć: nie, nie warto czekać, aż zostanie wprowadzony obowiązek dołączenia do Krajowego Systemu e-Faktur. Można by się nad tym zastanawiać, jeśli na rynku nie istniałyby rozwiązania, które znacznie ułatwiają przystąpienie do systemu. Jednak dzięki integracji platformy Comarch EDI z programem KSeF wdrożenie go staje się wręcz banalnie proste. Wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych to przyszłość – a Ty możesz w nią wkroczyć już dziś.