Prowadzenie własnej firmy bywa dość trudne, czasami uciążliwe, a już z całą pewnością wymagające. Jedną z najbardziej kłopotliwych sytuacji dla większości przedsiębiorców jest obowiązek instalacji kasy fiskalnej. Sprawa nie kończy się jednak wyłącznie na jej instalacji – równie istotny jest serwis kas fiskalnych, przeprowadzany zazwyczaj w trakcie przeglądu technicznego w okresie wymaganym przez prawo podatkowe. Na czym polega i co obejmuje serwisowanie kas fiskalnych?

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to urządzenie przeznaczone do ewidencjonowania sprzedaży w celach podatkowych. Ma także zabezpieczać prawa konsumenta dokonującego zakupu towaru lub usługi w wybranym przedsiębiorstwie. Rezultatem zawarcia umowy kupna-sprzedaży jest wydrukowanie paragonu fiskalnego, który nabywca może wykorzystać w celach gwarancyjnych i reklamacyjnych. Przedsiębiorca z kolei, tuż po „nabiciu” towaru na kasę, zapisuje ten fakt w pamięci urządzenia, po czym jest zobowiązany prawnie do wydruku raportu dobowego. Uszczelnienie prawa podatkowego w ten sposób daje nikłą możliwość uniknięcia zapłaty podatku przez przedsiębiorcę.

Obecnie w sprzedaży znajdują się jedynie kasy fiskalne online. Od kas tradycyjnych różni je automatyczna komunikacja z CRK – Centralnym Repozytorium Kas, bazą prowadzoną i zarządzaną przez Krajowego Szefa Administracji Skarbowej. Na serwery docierają w zasadzie wszystkie czynności uznawane przez ustawodawcę za istotne, w tym paragony, raporty dobowe i wiele innych.

Serwis kas fiskalnych – nie taki diabeł straszny

Warto wiedzieć, że prowadzenie własnej działalności gospodarczej z użyciem kasy fiskalnej, generuje dodatkowe pewne obowiązki względem organu podatkowego. Jednym z nich jest z całą pewnością obowiązek przeglądu kasy fiskalnej, który dotyczy wszystkich przedsiębiorców używających w swojej pracy tego urządzenia.

Przegląd kasy fiskalnej jest czynnością obligatoryjną i cykliczną, którą należy obecnie przeprowadzać co dwa lata. Pierwszy przegląd należy wykonać w dwa lata od daty fiskalizacji, a później dwa lata od daty ostatniego przeglądu technicznego. To absolutny obowiązek, którego nieprzestrzeganie zawsze wiąże się z dużymi karami finansowymi, grzywną lub mandatem.

Przegląd po terminie oznacza zawsze obowiązek zwrotu dofinansowania kasy fiskalnej, który osiąga maksymalną wartość rzędu 700,00 zł. Ponadto dodatkową dotkliwą karą jest mandat, który wynosi na chwilę pisania tego artykułu 300,00 zł. Jego nieopłacenie generuje następny mandat, a potem kolejny. Trwa to do momentu, aż przedsiębiorca ureguluje wszystkie należności. Łączna wartość zobowiązania finansowego w wyniku przeoczenia obowiązkowego terminu przeglądu kasy fiskalnej wynosi od 1000,00 zł i więcej.

Na czym polega i co obejmuje serwisowanie kas fiskalnych?

Serwis kas fiskalnych polega przede wszystkim na dokładnej ocenie całego urządzenia pod kątem jego stanu technicznego. Obowiązkowy przegląd obejmuje praktycznie wszystkie podzespoły uznawane za najbardziej wrażliwe na użytkowanie oraz awaryjne. Serwisu jednak nie można przeprowadzić samodzielnie – mogą to zrobić wyłącznie wykwalifikowani serwisanci, z odpowiednimi uprawnieniami. Przeglądu dokonują wyłącznie firmy z siedzibą w naszym kraju, a także serwisy producentów urządzeń fiskalnych.

Serwis kas fiskalnych – wszystko ma znaczenie

Serwis kas fiskalnych jest czynnością bardzo skomplikowaną, gdyż to właśnie od niego zależy możliwość prowadzenia dalszej sprzedaży. Musisz bowiem pamiętać – jeśli w Twojej firmie raz została zainstalowana kasa fiskalna, to nie możesz prowadzić sprzedaży z jej pominięciem. Jeśli kasa ulegnie uszkodzeniu – przedsiębiorca będzie musiał przejść do użytkowania kasy rezerwowej, jeśli taką posiada, lub zamknąć działalność aż do czasu przywrócenia sprawności urządzenia głównego. Są to oczywiście bardzo duże koszty. Z tego względu warto:

  • Reagować na usterki tak szybko, jak to możliwe – bagatelizowanie wszelkich symptomów awarii, nawet tych z pozoru najmniejszych, nigdy nie prowadzi do niczego dobrego. Warto reagować jak najszybciej.
  • Wszelkie prace zlecać autoryzowanym serwisom – wielu przedsiębiorców próbuje swoimi własnymi siłami naprawiać wybraną kasę fiskalną, niestety zawsze z mizernym skutkiem. Najmniejszym problemem jest uszkodzenie urządzenia, np. zewnętrznej klawiatury na skutek użycia nieprawidłowych narzędzi. Największym z kolei naruszenie plomby lub pamięci fiskalnej.

Serwisowanie kas fiskalnych to praca obejmująca sprawdzenie, analizę i w razie wątpliwości naprawę lub wymianę:

  • wyświetlacza,
  • klawiatury,
  • obudowy zewnętrznej,
  • akumulatora.

Ponadto w trakcie sprawdzania dokładnej ocenie podlegać będzie:

  • jakość nadruku na paragonie fiskalnym,
  • czytelność wszystkich danych,
  • stan wszelkich plomb i porównanie ich z danymi identyfikacyjnymi,
  • prawidłowość wskazania czasu,
  • i wiele innych.

Cały proces nie powinien zająć więcej niż godzinę, lecz zależy tak naprawdę od tego, czy dana kasa jest w dobrym stanie, czy też wymaga naprawy możliwej do przeprowadzenia na miejscu. Rezultatem przejścia przeglądu przez dane urządzenie jest oczywiście odpowiedni zapis książce serwisowej, a także w pamięci fiskalnej, jeśli urządzenie jest w typie online.

Jak się zatem okazuje, serwis kasy fiskalnej mimo pozornych trudności dla przedsiębiorcy sprowadza się do kontaktu z firmą, która realizuje ten proces, a także uiszczenia opłaty. Warto skontaktować się z marką najbardziej znaną w regionie, która zapewni błyskawiczne wykonanie prac i szybką reakcję na zlecenie. Aby uzyskać na temat dalszych kroków więcej informacji, skontaktuj się koniecznie z producentem sprzętu lub jego autoryzowanym sprzedawcą.

Partnerem artykułu jest mico.pl